Hafenpost
Aus analog mach digital
Unsere Volontärin Vanessa Afken berichtet über die Organisation unserer ersten digitalen Pressekonferenz.
Seit Oktober 2019 arbeite ich nun schon als Volontärin im Bereich Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit bei NPorts. Da das Volontariat auf zwei Jahre ausgelegt ist, befinde ich mich jetzt quasi schon im „Endspurt“. Mittlerweile beherrsche ich die Grundlagen der Pressearbeit und habe auch viel über interne Kommunikation gelernt, daher hat mir meine Vorgesetzte Dörte Schmitz (Leiterin Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit) als „Abschlussprojekt“ die Organisation der Jahrespressekonferenz übertragen. Diese findet stets Anfang des Jahres statt und wird zusammen mit der Marketinggesellschaft Seaports of Niedersachsen und dem niedersächsischen Wirtschaftsministerium durchgeführt. Das Besondere: Aufgrund der Corona-Entwicklungen sollte die Pressekonferenz erstmalig digital stattfinden.
Ich muss zugeben, dass meine Gefühle gemischt waren, denn ich hatte großen Respekt vor dieser Aufgabe. Bei einer digitalen Veranstaltung kann schließlich vieles schief gehen. Und doch fand ich es toll, dass mir diese Aufgabe anvertraut wurde und ich federführend bei der Umsetzung der ersten digitalen Presskonferenz mitwirken konnte. Ich habe während der gesamten Planung eng mit Shadya Fazal zusammengearbeitet, Marketingmanagerin bei Seaports. Auch für sie war diese Pressekonferenz etwas Neues, da sie erst seit Oktober 2020 bei Seaports arbeitet. Eines stand für uns von vorneherein fest: Wir würden die technische Organisation einem externen Dienstleister überlassen. Shadya übernahm hierbei erstmal die Aufgabe, die Angebote einzuholen.
Vom Schreiben und Abstimmen
In der Zwischenzeit habe ich die Pressemitteilung und die Präsentation für unseren Geschäftsführer Holger Banik vorbereitet. Für die Meldung vereinbarte ich Videokonferenzen mit jedem unserer Niederlassungsleiter, um mich über die Projekte zu informieren, die in diesem Jahr in den einzelnen Häfen geplant sind. Nachdem die Meldung fertig und mit allen Parteien abgestimmt war, diente sie mir als Basis für die Präsentation. Diese erstellte ich mit „Prezi“, ein Programm, mit dem ich bis dato noch nie gearbeitet hatte. Mit ein wenig Recherche und Rumprobieren habe ich mich relativ zügig eingearbeitet. Unsere Strategie-Abteilung versorgte mich mit den nötigen Kennzahlen und nach regelmäßigen Abstimmungsrunden mit Dörte Schmitz und Holger Banik war die Präsentation auch schon vorbereitet.
Fragen über Fragen
Nun ging es verstärkt in den Dialog mit dem Dienstleister, für den wir uns letztendlich entschieden hatten. Wir wollten, dass die Pressekonferenz in unserer Zentrale in Oldenburg stattfindet. Die Geschäftsführer von NPorts und Seaports würden vor Ort referieren und von einer Kamera gefilmt werden, während der Minister aus Hannover über einen Monitor zugeschaltet wird. Dörte Schmitz hat die Moderation übernommen, was bei einer digitalen Veranstaltung eine wichtige Aufgabe darstellt. Viele Dinge mussten bis dahin aber noch besprochen werden: Wie wird der digitale Raum aussehen? Wie kann die Presse ihre Fragen stellen? Wo wird die Pressemappe abgelegt? Wie halten wir die notwendigen Hygienemaßnahmen ein? Aber auch kleinere Aspekte wie: Sollten die Referenten stehen oder sitzen? Wie soll das Pressefoto aussehen, wenn der Minister nicht vor Ort ist? Die Herausforderung bestand besonders darin, dass wir selber keine Erfahrungswerte und somit keinen festen Plan im Kopf hatten und demnach viele Punkte erst ausführlich intern diskutieren mussten. Doch durch den ständigen Austausch waren wir in der Lage die nötigen Entscheidungen schnell zu treffen und an den Dienstleister zu kommunizieren.
Letzte Vorbereitungen: Technikcheck, einen Tag vor der Pressekonferenz
Endspurt und Tag der Wahrheit
Eine Woche vor der Konferenz schickten wir die Presseeinladungen raus und freuten uns, dass sich schnell viele Personen anmeldeten.
Als schließlich einen Tag vor der Pressekonferenz der Dienstleister die Technik in einem unserer Besprechungsräume aufbaute, staunten wir nicht schlecht. Der Raum wurde in binnen kürzester Zeit in ein kleines „Fernsehstudio“ verwandelt. Im ersten Testdurchlauf am gleichen Tag zeigte sich aber auch: Viel Technik bedeutet auch eine Menge Arbeit und birgt viele potenzielle Fehlerquellen. Die Einstellungen der Kameras und anderer technischen Komponenten nahm somit echt viel Ziel in Anspruch.
Zu einem wirklichen Probedurchlauf kamen wir dann erst am Tag der Pressekonferenz, doch das war kein Problem, denn die Technik funktionierte einwandfrei. Um 13.28 Uhr, zwei Minuten vor dem offiziellen Beginn der Pressekonferenz, lief sie dann nicht mehr wie geplant. Die Anspannung wuchs enorm, während der Dienstleister herauszufinden versuchte, warum es nicht möglich war Bild und Ton an die Teilnehmenden freizuschalten. Zum Glück war das Problem relativ schnell behoben, sodass die Konferenz mit einer kleinen Verspätung von fünf Minuten starten konnte. Die Konferenz verlief zum Glück größtenteils reibungslos. „Größtenteils“, da leider manche Teilnehmende am Anfang Tonprobleme hatten, die von unserer Seite aus nicht zu beheben waren. Und das ist wahrscheinlich ein Aspekt, der bei digitalen Veranstaltungen kaum zu vermeiden ist, denn: So gut die Technik auf der einen Seite funktionieren mag, es gibt keine Kontrolle über die Technik der anderen Seite.
Volle Konzentration hinter den Kulissen: Vanessa Afken (links) und Shadya Fazal (rechts) während der Pressekonferenz
Fazit
Zusammenfassend kann ich sagen, dass ich durch die Organisation der Konferenz eine Menge dazugelernt habe und auch viel Spaß dabei hatte. Die Zusammenarbeit mit Shadya Fazal hat super funktioniert, die Pressekonferenz war definitiv das Ergebnis von gutem Teamwork zwischen NPorts und Seaports.
Natürlich gab es schon viele stressige Momente und einige kleinere Dinge, die nicht sofort geklappt haben. Aber das sind alles wertvolle Erfahrungen, die dazu beitragen, dass ich bei der nächsten digitalen Pressekonferenz besser vorbereitet bin. Trotzdem ersetzt digital das Persönliche nicht. Daher freue ich mich schon, wenn wir zukünftig wieder die Wahl haben eine Veranstaltung analog oder digital stattfinden zu lassen. :-)
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