Compliance

Ihr Hinweis kann helfen Fehlverhalten aufzudecken.

Als niedersächsisches Unternehmen für Hafeninfrastruktur mit den meisten öffentlichen Seehäfen in Deutschland haben wir eine besondere Verantwortung unsere Aufgabe zu erfüllen. Schließlich gestalten wir mit unserer täglichen Arbeit nicht nur unsere Häfen, sondern auch die niedersächsische Küstenregion. Beides ist uns wichtig und wir tun gerne alles, um unsere Aufgabe bestmöglich zu erfüllen. Dabei spielt unser Compliance-System eine wichtige Rolle. Auf diese Weise machen wir die Arbeit in den Häfen für unsere Kunden und Mitarbeiter noch sicherer. Das Compliance-System ermöglicht es Ihnen, anonym und in einer geschützten IT-Umgebung mit uns in Kontakt zu treten und uns über jegliches Fehlverhalten zu informieren. Wir können Ihnen versichern: Wir behandeln Ihren Hinweis vertraulich, weil wir Ihr Vertrauen schätzen.

Anonymen Hinweis abgeben

Um Ihre Anonymität zu wahren ist kein Link hinterlegt. Bitte kopieren Sie daher die folgende Internetadresse in Ihren Browser:

www.bkms-system.com/nports

Unser Unternehmen steht für transparentes, verantwortungsvolles und integres Handeln. Das Hinweisgebersystem ist eine weitere Maßnahme im Rahmen unseres Prozess- und Qualitätsmanagements und damit zur Sicherstellung unserer Regelkonformität. Es hilft uns dabei, Fehlverhalten rechtzeitig zu erkennen und trägt so zur Sicherheit unseres gesamten Teams bei.

Holger Banik, Geschäftsführer der Niedersachsen Ports GmbH & Co. KG.

Warum ist es wichtig, dass ich eine Meldung abgebe?

Möglicherweise haben Sie Kenntnis von Verhaltensweisen oder Risiken, die Niedersachsen Ports oder unsere Unternehmenskultur gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Schäden für Finanzen und Image sowie die kollegiale Zusammenarbeit frühzeitig aufzudecken. So können wir handeln, möglichst noch bevor negative Folgen eintreten.

Welche Fälle kann ich melden?

Wir haben folgende Meldekategorien vorgesehen:

     

  • Korruption
  • Wettbewerbswidriges Verhalten
  • Diebstahl, Betrug, Untreue
  • Verstoß gegen Arbeits- und Umweltschutz
  • Diskriminierung, sexuelle Belästigung
  • Sonstige schwerwiegende Gesetzesverstöße
  • Anfrage an Herrn Lindner
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Genaue Informationen zu diesen Kategorien erhalten sie während des Meldeprozesses.

Es kann sein, dass Sie Ihr Thema nicht in den genannten Kategorien wiederfinden. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an die hierfür bei Niedersachsen Ports zuständige Stelle oder Sie kommunizieren Ihr Anliegen über die Kategorie „Anfrage an Herrn Lindner“ direkt mit unserer Vertrauensperson.

Wie läuft die Hinweisabgabe ab?

Wenn Sie einen namentlichen oder einen anonymen Hinweis senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button "Meldung abgeben".

Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

  1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
  2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihres Hinweises gefragt.
  3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über eine einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente über Ihre Dateieigenschaften Informationen über den Autor enthalten können. Zusätzliche Informationen können Sie auch anonym per Brief senden (Adresse unten). Nach Absenden Ihres Hinweises erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie Ihren Hinweis gesendet haben.
  4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von unserer Vertrauensperson Wolfgang Lindner Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

Was passiert mit meiner Meldung?

Ihre Meldung geht nicht an Niedersachsen Ports, sondern unmittelbar an unsere Vertrauensperson Wolfgang Lindner. Herr Lindner prüft ihre Meldung und leitet bei Bedarf notwendige Schritte ein.

Ihre Identität als Hinweisgeber wird, soweit Sie Ihren Namen nennen, nur mit Ihrer Einverständniserklärung gegenüber unserer Vertrauensperson an Dritte wie z.B. der Geschäftsführung von Niedersachsen Ports, den Beschuldigten, den Zeugen weitergegeben. Diese Vertraulichkeitswahrung ist unserer Vertrauensperson vertraglich zugesichert.

Von Ihnen benannte Zeugen oder Beschuldigte wird die Möglichkeit gegeben, sich zu den Umständen, die Sie berichtet haben, zu äußern, sofern dies zweckmäßig ist. Erforderlichenfalls werden die gemeldeten Informationen auch an die staatlichen Behörden weiter gegeben.

Durch unsere Vertrauensperson werden Sie unter Beachtung der rechtlich relevanten Vorgaben über den weiteren Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS®-Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Wahrung der Anonymität im Verfahren ist von unabhängiger Stelle zertifiziert. Beim Hinweisgeber-Portal handelt es sich nicht um ein System von Niedersachsen Ports und der Betrieb wird außerhalb unserer IT-Umgebung und unseres Einflussbereiches sichergestellt.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie Ihr Pseudonym, Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort selbst. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Sie werden zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess nach persönlichen Angaben gefragt. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Bitte verwenden Sie für die Meldung nicht einen von uns als Arbeitgeber zur Verfügung gestellten PC oder auch anderweitige von uns überlassene mobile Geräte und IT-Infrastrukturen.

Dieser Film unterliegt dem Urheberrecht zum Schutz geistigen Eigentums. Er darf weder für Handels- noch Privatzwecke oder zur Weitergabe kopiert und verändert werden. Die Einbindung auf anderen Webseiten muss vom Urheber autorisiert werden. Alle Rechte liegen bei der Business Keeper AG.